管理部 情報システム・内部監査・JSOX担当の岩田です。
写真は8月に地元の「フェニックス自然動物園」で象のみどりちゃんと。
そして、気付けば11月。
年末に向けて仕事が忙しくなってくる時期ですね。
やることが盛りだくさんで時間がいくらあっても足りません。
そこで重要になってくるのが効率化！
今回は私がよく使っているシステムを３つご紹介します★
ChatGPT
皆さんご存じChatGPT！
困った時のChatGPT！
Excelで関数を組みたい時、ぱっと関数が出てこない事多いですよね。
場合によっては複数の関数を組み合わせる必要があり、どうしたらよいかと何時間も頭を悩ませることも。
そんな時は「ChatGPT」にお任せしましょう！
やりたい作業を打ち込むこと、ものの数秒で計算式を表示してくれます。
例えば、A列に数字が記載されたら、B列の数字と比較して、5以上なら△、10以上なら●、それ以外は空欄など。
すると、計算式を教えてくれます。
後はその計算式をコピペするだけ。
条件付き書式の設定がある時は、その設定方法まで教えてくれます。
数時間が数秒に時短できます。
また、外部に出すお礼状や社内レポートなど、文章を書く際に文言に困った時も「ChatGPT」の出番です！
どんなシチュエーションの文章か記載することで、事例を表示してくれます。
例えば、パソコンを購入する時の稟議書の記載例、オフィス移転の案内状の記載例など。
その他にも、稟議書のチェックをするときの注意点は、経費をチェックする時のポイントは、など質問すると、とても丁寧に教えてくれます。
こんな視点も必要なんだななど、気付いていなかったことに気付くこともできます。
注意点があるとすれば、詳細を記載しないと正しい答えが返ってこない事でしょうか。
ただ、それも慣れてくるとコツが掴めてくるので、どんどん使ってコツをつかんでいきましょう。
difff≪デュフフ≫
面白い名前のシステムですよね。
これはフォームに入力した2種類のテキストを比較して、異なっている部分をハイライトで表示してくれるシステムです。
例えば、規程の修正を実施した際に修正前と修正後できちんと反映されているか、上司に校正してもらった文書のどこが修正されたのかを確認する時などに利用します。
今までは変更前と変更後を紙で印刷して見比べていましたが、このシステムを利用することで、ものの数秒で変更点が確認できます。
注意点は文章全体をチェックするため、段落関係なく比較してハイライトされることです。
段落ごとの修正点を確認したい時には、段落ごとに比較が必要です。
OGPのキャッシュクリア
会社のFacebookやX（旧Twitter）に投稿することもあるのですが、その際OGP(Open Graph Protocol：ウェブページの情報をソーシャルメディアでシェアする際に、どのように表示されるかを制御するためのプロトコルで、ウェブページのタイトル、説明、画像などのデータが表示されます)が上手く反映せず、意図した画像が表示されないことが多々あります。
SNS側のキャッシュが更新されてないことが主な要因としてあげられます。
更新されるのを待っても良いですが、できれば早く反映させたいですよね。
特にすぐ投稿したい時は、イライラすることも…
そんな時はキャッシュをクリアしましょう。
X（旧Twitter）のOGP情報を更新するにはこちらのサイトから。
FacebookのOGP情報を更新するにはこちらのサイトから。
対象のURLを入力してクリックするだけ。
とっても簡単♪
番外編
仕事柄文章を書く機会が多いのですが、正直、公用文の作成がすごく苦手です。
漢字表記・ひらがな表記、常用漢字の利用、外来語の表記、算用数字と漢数字の使いどころの違い、などなど。
どれを使ったら正しいのかが分からず、調べるのに時間がかかることもしばしば。
そんな時はこちら！
文化庁「公用文作成の考え方（建議）」
背景やルールを理解することで、ちょっとできる人が書いたような文章になります（笑）
なんとなくで使い分けていることも多くあるかと思いますので、一度勉強の意味でも見てみることをお勧めします。
最後に
世の中にはいろいろな便利な物が溢れていますね。
まずは使ってみて自分に合ったものを探してみてはいかがでしょうか。
最後までご覧いただき、ありがとうございました★
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管理部 情報システム・内部監査・JSOX担当
岩田香代
